通過整理文件來提高工作效率，養成高效率的好習慣，做到真正落實辦公室5S管理制度，不做文件的奴隸。

1：清理辦公桌上新送來的信函文件，使之變得更有條理。

如果你沒有條理，不能迅速地處理沒完沒了的雜事，那用不了多久，你就會重新陷入泥潭出不來。拿出四個裝信封的盒子，分別寫上“雜志”、“宣傳品”、“日常事務”和“優先事務”等標記。按先后一一放置，不要為區分它們而浪費太多的時間。如果有介于兩者之間的，那就放進較次要的盒子。而那些如果三天內不加處理就會導致災難性后果的東西，自然要放進“優先事務”中了。

2：把“優先事務”的盒子拿過來，一件件地處理。

不要從中挑選優勝劣汰，只要一件件按照順序去做，行動完成之后就可以輕松了，千萬不要急躁了事。

3：把積壓的文書分好類，處理完優先事務后，你就可以為本周的剩余時間制定一份詳細的計劃了。

這樣做會改變你的心理狀態，從而促使你有時間緊迫感，充分利用自己的時間，去進行以后各階段的工作。但別忘了堅持一個原則：永遠別讓你的辦公桌再度雜亂。

4：清理完了積壓的工作，你就必須計劃好日常文書工作流程，使它不會又在你的面前堆積起來。

你可以在處理完日常事務信件后，迅速地瀏覽一些宣傳單，以便從中獲得許多很棒的點子。如果這個時候你已經可以不用從郵件堆下面把文件抽出來，那么你就已經掌握了成功管束自己的方法了。

5：如果因為所需要的信息尚未到達，或者采取行動還為時尚早而不能去處理某件事務時，你可以把這類文件歸入“待辦文件夾”，最好不要把它放在你的辦公桌上。

為了保持你的辦公桌整潔，最重要的是要讓每樣東西都各歸其位，千萬不要肆意亂放。

通過這些清理雜亂無章的文件，理順工作流程，保持干凈整潔的辦公環境。在今后保持好的工作習慣，成為一個真正的office lady.否則，不久之后，你就又被淹沒在大量堆積如山的文件中，重新成為文件的奴隸。